部署間コミュニケーションのストレスは時代遅れになってほしいです。
事例
登場人物
会社は大手メーカー。
・m●さん 部署Aの社員。技術担当。
・chappy 部署Bの社員。社外との担当窓口。
前提
年に一度のプロジェクトがあり、関係者が集まってスケジュール作成と役割分担をし、議事録をchappy からm●さん含む関係者に共有した。技術部門のリスト作成が初期のタスクに入っている。
やりとり
chappy からm●さんに期日前日と当日にリマインドをした。
3日経っても返事が来ないので逃げ場を残した感じにリマインドする。
まだ返事が来ないので、4日後に少し焦りを感じさせるリマインドをする。
その日にm●さんから返事が来る。
「何言ってんだろ」と思いつつMTGと議事録のログを明示して、返事する。
全てをひっくり返す返事が来る。
「はー？」と思いつつ返事をする。
ここで返事が来なくなり、部署Aから自分の上司に
👨chappyさんがやり方を分かっていなくてプロジェクトの進行がうまくいっていないから上司が一緒にプロジェクトに入ってほしい
と連絡が入ったことを後日知る。
人々の意見
😨えー何これ
と思ったので同じ部署（部署B）の人に意見を聞いてみた。
👩🦰20代社員→もう人災と思うしかないすよ。上はなんもしてくれんから...
👨50代社員（管理職）→部署Aはやばくて、前は怒鳴られるとかあったようだからまだましになってるけどひどいすね 病まないようにしてくださいね
👨30代社員→俺だったらもう面倒だからめっちゃ謝って自分で全部やっちゃいますね
結局更にm●さんがへそを曲げて進行が遅れることを恐れて、ほとんど自分がリスト作成を行いつつ、最後の確認だけ詫びながらm●さんにお願いした。m●さんの最後の確認にも想定より時間がかかり、関係者の中には自分も含めて休暇にがっつり稼働しないといけない人が出てしまった。
アダルト化
このことから、m●さんから返事が来なくなると
🙃難しいこと聞いちゃったかな？
と思うようにしたり、m●さんに究極的に簡単な最後のチェックだけさせて
🙃ご確認ありがとうございます
と言うようにしたけど、ただただ無能なままつけ上がっていきストレスがたまった。（こちらの仕事はめちゃくちゃ増えてる）。
同じモードで部署Aと仕事をしている同僚は、疲れた天使みたいになり、自我と承認欲求が抜け落ちている特殊なゾーンに入っていた。
調整
部署Bが、部署Aの機嫌とか思いつきもうまく調整しつつ、責任を持たないといけない役回りになっているけど、部署Aにいた立場からすると
🥵なんでこんな中身のない上っ面の人の機嫌をとったり、変に罪をかぶって謝ったりしないといけないんだろ、ゴミのような時間だ
と正直思っていた。
自分はゴミだなと思っていたけど、素直な人とかは自責の念が強く静かに心を病んでしまうこともあった。
😊うーん、コミュニケーション能力でしょう
や
😊苦労する部署があって回る仕事ですから
とニコニコしながら言う人がいるけど、もっと不合理なコミュニケーションの根幹を見つめ直した方がいいんじゃないかと思う。
解決案
また同じ目に遭うと嫌すぎるので案を考えた。
やり方を書くと、まずタスク管理ツールでタスクと担当者と期日を記載する。担当者は了承ボタンを押す。期日少し前からツールでリマインド、当日もリマインド、更に電話もAIにかけてもらう。（AIが自動音声で電話、状況を質問）。もしAIに
なんて言おうものなら
👩m●様ご自身に、ご担当者でご了承いただいています。お忙しい中恐縮ですが、進捗をご確認ください。
と言ってもらう。
遅延した場合、スケジュールの引き直しの仕切りもAIが行う。このスケジュールも記録して以後タスクの期日を作成する際に
👩通常●●日かかるので、△/△にしてはいかがでしょうか
みたいなアドバイスもくれるようにする。
このツールの導入で部署Bの心労が減り、全体進行もよくなり経済効果が生まれる。
技術的に可能か一応確認した
GEMINIに訊いた感じできそうだった。
↓GEMINI回答。
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タスク、担当者、期日の管理:
- Gemini自体が直接タスク管理ツールになるわけではありませんが、既存のタスク管理ツール（例えばGoogle WorkspaceのGoogle TasksやGoogle Calendarなど）と連携させることで、タスクの作成、更新、閲覧をGemini経由で行うことができます。
- Geminiの「関数呼び出し（Function Calling）」機能を使えば、タスク管理ツールのAPIを呼び出し、タスクの登録や状態変更が可能です。
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担当者による了承ボタン:
- これはタスク管理ツールの機能として実装するのが一般的ですが、Geminiからの通知メッセージに「了承」ボタンのリンクを含めることで、ユーザーがクリックするとタスク管理ツール側で状態が更新される、という連携も可能です。
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期日前のリマインド、当日のリマインド:
- Geminiには「Scheduled Actions（スケジュールされたアクション）」という機能が最近導入されました。これにより、特定の時間にメッセージを送信したり、特定のタスクを実行したりするようGeminiに指示できます。
- 期日に合わせてGeminiがメッセージを生成し、チャットツールやメールで自動的に通知する、という設定が可能です。
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AIによる自動音声電話と状況確認:
- テキスト読み上げ（TTS）: Geminiが生成したテキストを音声に変換する機能は、Google Cloud Text-to-Speechなどのサービスと連携することで実現できます。
- 音声認識（ASR）: 相手の音声をテキストに変換する機能も、Google Cloud Speech-to-Textなどのサービスと連携することで実現できます。
- 自然言語処理（NLP）と会話管理: Geminiは自然言語を理解し、文脈を維持しながら会話を進める能力に優れています。ご提示の「これは別の部署がやるんでは？」という問いに対し、「m井様ご担当者でご了承いただいています。お忙しい中恐縮ですが、進捗をご確認ください。」と返答させるようなスクリプトベースの応答や、より柔軟な会話フローも設計できます。電話システム（Twilioなどのサービス）とGemini APIを連携させることで、自動音声通話を実現できます。
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遅延した場合のスケジュール引き直しとアドバイス:
- データ分析と学習: 過去のタスク完了データ、遅延データ、担当者の負荷状況などをGeminiに学習させることで、各タスクにかかる平均時間や、特定のタスクが遅延する傾向などを把握できます。
- 予測と最適化: 遅延が発生した場合、Geminiは学習したデータと現在の状況に基づき、最適なスケジュール再調整案を提示できます。例えば、Google Calendarとの連携を通じて、空き時間を見つけてタスクを再配置する提案などが考えられます。
- アドバイス機能: 「通常●●日かかるので、△/△にしてはいかがでしょうか」といったアドバイスも、過去のデータからタスクの期間を予測し、現在のカレンダー状況を踏まえて最適な期日を提案する形で実現できます。これはGeminiの推論能力と、外部のカレンダーデータなどを参照する機能（関数呼び出し）を組み合わせることで可能です。
まとめ
技術的に出来れば、後はふんわりコミュニケーションに固執する慣習だけクリアになれば実装可能だ。
（慣習の壁が高そうだけど、壊していきたい）。
個人的に次同じような仕事をする時はAIにタスク管理をかなり手伝ってもらおうと思う。
INFORMATION
Googleの生成AI「Gemini」を始める方法
Googleアカウントでログインし、[gemini.google.com](https://gemini.google.com)にアクセス。利用規約に同意後、テキストボックスに質問を入力してチャット開始。PC・スマホ対応、無料で利用可能。
